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Code of Conduct

Die NTS Holding GmbH ist mit ihren Tochterunternehmen führender IT-Dienstleister mit Standorten in mehreren Ländern. Als verlässlicher Geschäftspartner fühlen wir uns auch verantwortlich im Umgang mit unseren Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter:innen und sonstigen Geschäftspartnern. Aus diesem Grund haben wir einen Verhaltenskodex erarbeitet, mit welchem wir unsere Mitarbeiter:innen bei der eigenverantwortlichen Wahrnehmung ihrer Geschäftstätigkeiten unterstützen. Er ist die Basis für rechtlich einwandfreie und transparente Verhaltensweisen aller Mitarbeiter:innen im Konzern.

Unsere Mitarbeiter:innen sind ein wesentlicher Bestandteil unseres Unternehmenserfolges und begründen einen bedeutenden Teil des in uns gesetzten Vertrauens sowie unserer Reputation. Gerade deswegen ist es uns wichtig, eindeutige Grundsätze und Prinzipien zu Ethik und Moral im Geschäftsleben festzulegen. Der vorliegende Verhaltenskodex ist eine wesentliche Grundlage dafür. Durch gelebtes Vorbild jedes und jeder Einzelnen soll er ein wesentlicher Beitrag unserer Unternehmenskultur sein.

„RELAX, WE CARE bedeutet für uns vor allem, ein verlässlicher Geschäftspartner, Wettbewerber und Arbeitgeber zu sein. Dabei ist es für uns selbstverständlich, Gesetze einzuhalten und uns an die ethischen Grundsätze zu halten, die wir uns auferlegt haben und an denen wir uns messen lassen.“

Alexander Albler CEO, NTS

Zielsetzung

Wir übernehmen Verantwortung, gestalten und betreuen IT-Lösungen mit Sorgfalt, Qualität und zertifizierter Erfahrung.

Der vorliegende Verhaltenskodex soll als Grundlage für alle geschäftlichen Handlungen und Entscheidungen in der NTS Gruppe dienen und eine verlässliche Orientierung in unserer täglichen beruflichen Arbeit geben.

Geltungsbereich

Der Verhaltenskodex gilt für die Geschäftsführung, alle Führungskräfte und alle Beschäftigte der NTS Gruppe (im Folgenden gesamt als „Mitarbeiter:innen). Neu aufgenommene Mitarbeiter:innen haben sich im Dienstvertrag zur Einhaltung des Verhaltenskodex zu verpflichten.

Jede:r Mitarbeiter:in ist für die Einhaltung und Umsetzung des Verhaltenskodex selbst verantwortlich. Führungskräften kommt dabei bei der Umsetzung der Inhalte des Verhaltenskodex eine besondere Vorbildwirkung zu.

Bei der Auslegung der Regeln des Verhaltenskodex haben sich die Mitarbeiter:innen auch vom gesunden Menschenverstand leiten zu lassen und zu hinterfragen, ob unter Zugrundelegung vernünftiger ethischer und moralischer Maßstäbe eine konkrete Handlungsweise negativ wahrgenommen werden könnte. Dabei sind vor allem auch die landesspezifischen Maßstäbe und Gepflogenheiten zu berücksichtigen.

Bei Vorliegen gesetzlicher Regelungen gibt es keine Ermessensspielräume. Im Fall von Unklarheiten oder Fragen steht jederzeit der/die direkte Vorgesetzte oder die Abteilung Legal & Compliance mit entsprechendem Rat und Entscheidungshilfe zur Verfügung.

Einhaltung von Regeln

Die NTS Gruppe unterliegt aufgrund ihrer internationalen Tätigkeit vielfältigen gesellschaftlichen, politischen und juristischen Rahmenbedingungen, die es zu beachten gilt. Verstöße gegen diese Rahmenbedingungen, insbesondere solche gegen die Rechtsordnung eines Landes, können dem Unternehmen beträchtliche finanzielle Nachteile zufügen und dem Ansehen unserer Gruppe nachhaltig schaden.

Es ist für uns selbstverständlich, dass wir uns an geltende Gesetze und interne Regeln halten.
Wir lehnen jede Form von Korruption und Bestechung ab und handeln im Interesse der NTS Gruppe.
Im Fall eines Interessenkonflikts legen wir die Situation unverzüglich und vollumfänglich offen!

INTEGRITÄT UND GESETZESTREUE

Bei allen geschäftlichen Handlungen und Entscheidungen sind die jeweils geltenden Gesetze und sonstigen externen und internen Vorschriften stets zu beachten. Alle Mitarbeiter:innen sind angehalten, sich über die für ihren jeweiligen Verantwortungsbereich geltenden Gesetze, internen Richtlinien und sonstigen Vorschriften umfassend zu informieren und in Zweifelsfällen mit ihren Vorgesetzten Rücksprache zu halten. Landesspezifische Gesetze sind ebenfalls zu beachten.

OFFENLEGUNG VON INTERESSENSKONFLIKTEN

Grundsätzlich wird erwartet, dass Mitarbeiter:innen stets im Interesse der NTS Gruppe agieren. Nichtsdestotrotz können Mitarbeiter:innen in Situationen geraten, in denen die persönlichen oder wirtschaftlichen Interessen mit den Interessen des Unternehmens in Konflikt stehen. Derartige Interessenkonflikte sind unverzüglich und in vollem Umfang den jeweiligen Vorgesetzten offenzulegen und eine angemessene und saubere Lösung der Situation herbeizuführen.

GEGEN KORRUPTION UND GELDWÄSCHE

Allen Mitarbeiter:innen ist sowohl das Anbieten oder Annehmen von Vorteilen streng verboten, wenn dadurch Geschäftstransaktionen in unzulässiger Weise beeinflusst werden sollen oder auch nur ein derartiger Eindruck entstehen könnte. Ausgenommen davon sind ausschließlich Geschenke von geringem Wert und Bewirtungen im Rahmen geschäftsüblicher Gepflogenheiten. Alle anderen Geschenke sind abzulehnen oder zurückzugeben. Das Anbieten oder die Entgegennahme von Geld oder geldwerten Vorteilen ist niemals gestattet. Wir dulden keine Aktivitäten, die gegen Geldwäsche-Vorschriften verstoßen.

Für ein gutes Miteinander

MENSCH UND ARBEITSUMFELD

Respekt, Offenheit und Wertschätzung prägen unsere Zusammenarbeit. Wir handeln umsichtig, eigenverantwortlich, transparent und pflegen eine wertschätzende, freundliche Zusammenarbeit.

Basierend auf der UN-Charta, der Europäischen Konvention für Menschenrechte sowie der ILO Kernarbeitsnormen der Internationalen Arbeitsorganisation werden die Menschenrechte als fundamentale Werte betrachtet, die zu respektieren und zu beachten sind. Die Unternehmenskultur der NTS Gruppe anerkennt, dass jeder Mensch einzigartig und wertvoll und für seine individuellen Fähigkeiten zu respektieren ist. Wir tolerieren daher keine Art der Diskriminierung, von Mobbing oder der sexuellen Belästigung – in welcher Form auch immer und fördern ein Umfeld, das von Wertschätzung und Zusammenarbeit geprägt ist. Diversität wird von uns begrüßt und trägt zu einem erfolgreichen Team bei.

SORGFÄLTIGE AUSWAHL DER GESCHÄFTSPARTNER

Die sorgfältige Auswahl unserer Geschäftspartner ist ein zentraler Bestandteil unseres unternehmerischen Handelns. Wir legen großen Wert darauf, dass unsere Partner unsere Werte teilen und sich ebenfalls zu einer verantwortungsvollen und ethischen Geschäftspraxis verpflichten. Bereits bei der Anbahnung von Geschäftsbeziehungen achten wir darauf, ausreichend Informationen einzuholen, um die Integrität, Zuverlässigkeit und Professionalität unseres Gegenübers fundiert einschätzen zu können.

Unser Ziel ist es, langfristige Partnerschaften aufzubauen, die auf Vertrauen, Fairness und gemeinsamen Werten basieren. Dabei betrachten wir nicht nur die unmittelbare Zusammenarbeit, sondern auch die gesamte Lieferkette. Eine saubere und ethisch korrekte Lieferkette ist essenziell, um soziale und ökologische Standards zu gewährleisten und sicherzustellen, dass unsere Geschäftstätigkeiten mit den Prinzipien der Nachhaltigkeit und Verantwortung im Einklang stehen.

SCHUTZ DER UMWELT

Der Schutz unserer Umwelt ist ein zentraler Bestandteil unserer Unternehmensstrategie und spiegelt sich in allen Aspekten unseres Handelns wider. Wir verpflichten uns, unsere Geschäftstätigkeiten verantwortungsvoll und umweltbewusst zu gestalten. Wir streben an, die ökologischen Auswirkungen unserer Tätigkeiten zu minimieren, Ressourcen nachhaltig und energieeffizient zu nutzen und aktiv zur Reduzierung von Umweltbelastungen beizutragen.

Wir motivieren unsere Mitarbeiter:innen zu umweltbewusstem Handeln und binden sie in Maßnahmen zum Schutz der Umwelt und Einhaltung der Umweltstandards ein.

SCHUTZ DES FAIREN WETTBEWERBS

Transparentes und faires Verhalten am Markt stellt die Interessen und die Wettbewerbsfähigkeit der NTS Gruppe in seiner Gesamtheit nachhaltig sicher. Eine Einschränkung des freien Wettbewerbs und Verstöße gegen wettbewerbs- und kartellrechtliche Vorschriften sind mit der Unternehmensphilosophie und -kultur sowie dem Selbstverständnis der NTS Gruppe nicht vereinbar.

Im Speziellen dürfen mit Wettbewerbern keine Absprachen über Preise, preisrelevante Informationen oder sonstige geschäftliche Themen erfolgen, die das Wettbewerbsverhalten bestimmen oder beeinflussen. Das gilt nicht nur für schriftliche Vereinbarungen, sondern auch für mündliche Absprachen und abgestimmte Verhaltensweisen.

Wir fördern ein respektvolles Arbeitsumfeld und wählen Geschäftspartner sorgfältig aus, um ethische Standards und nachhaltige Lieferketten sicherzustellen.

Der Schutz der Umwelt durch verantwortungsvolles Handeln ist für uns ebenso zentral wie die Einhaltung von Wettbewerbs- und Kartellrecht, um Transparenz und Fairness zu gewährleisten.

Umgang mit Informationen und Daten

VERANTWORTUNGSVOLLE KOMMUNIKATION

Verantwortungsvolle Kommunikation ist ein wesentlicher Bestandteil unseres Handelns und dies gilt für alle Mitarbeiter:innen sowohl im beruflichen als auch im privaten Kontext. Besonders in sozialen Medien erwarten wir, dass keine Aussagen getroffen werden, die gegen geltende Gesetze verstoßen, andere Personen verletzen, boshaft oder diskriminierend sind oder das Ansehen unseres Unternehmens schädigen könnten. Jeder und jede Einzelne trägt Verantwortung für einen respektvollen und konstruktiven Austausch, der unsere Werte widerspiegelt und das Vertrauen in unsere Organisation stärkt.

FINANZIELLE VERANTWORTUNG

Alle relevanten Informationen werden rechtzeitig, korrekt und gemäß den geltenden Vorgaben zur Buchführung und Offenlegung offengelegt. Berichte, Aufzeichnungen und Unterlagen müssen stets vollständig und präzise erstellt werden; Manipulationen oder irreführende Einträge sind in keiner Form akzeptabel. Wir halten uns an die gesetzlichen Vorgaben im Steuerrecht und lehnen jede Form von Steuerhinterziehung oder -betrug ausnahmslos ab.

KORREKTE BERICHTSERSTATTUNG

Wir legen größten Wert auf eine transparente, wahrheitsgetreue und ordnungsgemäße Berichterstattung. Ein weiterer Schwerpunkt liegt auf der Nachhaltigkeitsberichterstattung. Nach dem Prinzip „Tue Gutes und sprich darüber“ machen wir unsere ökologischen, sozialen und ethischen Beiträge sichtbar, um Vertrauen und Transparenz zu schaffen. Dabei gilt: Alle kommunizierten Informationen müssen auf überprüfbaren Fakten beruhen und stets der Wahrheit entsprechen, um unsere Glaubwürdigkeit zu sichern und ein verantwortungsvolles Handeln zu fördern.

GEMEINHALTUNG & UMGANG MIT INTERNEN INFORMATIONEN

Vertrauliche Informationen jeglicher Art, die im Rahmen der beruflichen Tätigkeit erlangt werden, dürfen weder für die Verfolgung eigener Interessen genutzt, noch für die Nutzung der Interessen Dritter zugänglich gemacht werden. Es ist sicherzustellen, dass Unternehmensinformationen jeglicher Art immer sicher verwahrt werden. Bei Einbindung externer Partner (zB.: Subunternehmer, Lieferanten, Berater:innen) sind geeignete Geheimhaltungsvereinbarungen abzuschließen.

DATENSCHUTZ & – SICHERHEIT

Wir bekennen uns vorbehaltlos zu den Prinzipien des Datenschutzes. Personenbezogene Daten werden daher nur bei Vorhandensein einer entsprechenden Rechtsgrundlage und stets unter Einhaltung der datenschutzrechtlichen Grundsätze verarbeitet.

Die Weitergabe von personenbezogenen Daten sowohl innerhalb des Unternehmens als auch nach außen ist ausschließlich im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen zulässig. Darüber hinaus gelten die einschlägigen Geheimhaltungsvereinbarungen der jeweiligen Dienstverträge.

UMGANG MIT KÜNSTLICHER INTELLIGENZ

Wir setzen künstliche Intelligenz (KI) nur zu gesetzlich erlaubten Zwecken, nämlich zur Steigerung der Effizienz von Abläufen, zur Vereinfachung von Arbeitsschritten, und zur Verbesserung des Kundenservice und innerhalb der gesetzlichen Grenzen ein. Ergebnisse von KI verwenden wir ausschließlich unter gewissenhafter Aufsicht und nach einer menschlichen Kontrolle der Ergebnisse auf Faktentreue, Richtigkeit und Kontext. Darüber hinaus sorgen wir für Transparenz und weisen im Fall der Verwendung von KI ausdrücklich auf diese Tatsache hin.

Im Rahmen einer transparenten und wahrheitsgetreuen Berichterstattung legen wir relevante Informationen ordnungsgemäß und zeitnah offenlegen. Wir kommunizieren verantwortungsvoll und unter Einhaltung unserer Werte.

Wir schützen vertrauliche Informationen und Daten vor unbefugter Einsicht und Weitergabe! Wir setzen auf einen transparenten und verantwortungsvollen Einsatz von KI.

Konsequenzen bei Nichteinhaltung

Verstöße gegen die hier normierten Verhaltensregeln und Grundsätze schaden uns nachhaltig und können für uns vielfältige Konsequenzen und Sanktionen mit sich bringen. Dies umfasst zum einen finanzielle sowie strafrechtliche Konsequenzen, die nicht nur nachteilige Folgen für unsere gesamte Unternehmensgruppe, sondern auch für jede:n Einzelne:n haben können.

Deshalb wird NTS bei jeglichen Verstößen gegen Gesetze oder interne Regelungen aktiv und ergreift angemessene Maßnahmen zur Klärung des Sachverhalts. Bei Nichteinhaltung drohen straf-, zivil- und arbeitsrechtliche Maßnahmen.

Verstöße gegen die hier normierten Verhaltensgrundsätze können zu gravierenden Sanktionen für den/die Einzelne:n, aber auch für die gesamte NTS Gruppe führen.

Bei Fragen oder Unsicherheiten können wir uns jederzeit an unsere Vorgesetzten oder an Legal & Compliance wenden. Jede:r ist dazu ermutigt, wahrgenommene Missstände oder Verstöße intern zu melden, sodass wir angemessene Maßnahmen setzen können.

Revisionen und Änderungen

Unser Verhaltenskodex gilt in der gesamten NTS Gruppe und wird von der Geschäftsführung erlassen. Unser internationales Umfeld und unsere geschäftlichen Entwicklungen sind dynamische Größen, weshalb dieser Kodex regelmäßig auf seine Aktualität geprüft und bei Bedarf angepasst wird.

Für die Überarbeitung und Pflege des Verhaltenskodex ist die Legal & Compliance Abteilung zuständig, die sicherstellt, dass alle Änderungen den rechtlichen und ethischen Anforderungen entsprechen. So gewährleisten wir, dass der Kodex stets unsere Werte widerspiegelt und als verlässliche Orientierung für verantwortungsvolles Handeln dient.

Kontakt und Meldestelle

Für die konkrete Koordination und inhaltliche Begleitung der Umsetzung unserer Compliance-Maßnahmen ist die Abteilung Legal & Compliance zuständig.

Wir ermutigen alle Mitarbeiter:innen, Partner und Interessierte, sich bei Fragen oder Anregungen direkt an uns zu wenden. Durch die offene Kommunikation und das Engagement aller Beteiligten wollen wir sicherstellen, dass die Einhaltung von Compliance nicht nur eine Verpflichtung auf dem Papier bleibt, sondern aktiv gelebt wird und zu greifbaren Ergebnissen führt.

Wenn Mitarbeiter:innen der NTS Gruppe Verstöße gegen Bestimmungen dieses Verhaltenskodex, gegen gesetzliche Vorschriften oder gegen sonstige interne Richtlinien feststellen, sind sie angehalten, dieses umgehend zu melden. Die Meldung kann direkt an den/die direkte:n Vorgesetzte:n, die Personalabteilung oder die Legal & Compliance Abteilung erfolgen.

Zusätzlich haben wir eine Meldeplattform zur Abgabe von anonymen Hinweisen eingerichtet, die über unsere Webseite oder über das  Hinweisgebersystem jederzeit zugänglich ist. Alle eingehenden Meldungen werden sorgfältig untersucht und vertraulich behandelt.

Zur Förderung einer offenen und vertrauensvollen Kommunikation wird ausdrücklich festgehalten, dass Mitarbeiter:innen, die im guten Glauben Meldungen abgeben, keinesfalls negative Konsequenzen in welcher Art auch immer zu erwarten haben. Dies gilt genauso für andere Personen, die wichtige Informationen zur Untersuchung eines solchen Fehlverhaltens beitragen.

Kontakt: Legal & Compliance Abteilung compliance@nts.eu

Meldestellen sind:

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